V primeru izrednega neplačanega dopusta je za to pomemben predhoden dogovor med delodajalcem in delavcem, ki pa ne sme biti navzkriž z zakonom oziroma kolektivno pogodbo. Delavec je upravičen do odsotnosti v primerih in pod pogoji, določenimi s kolektivno pogodbo in pogodbo o zaposlitvi, kot so npr., da ima delavec pravico do odsotnosti brez nadomestila plače v primeru neodložljivih osebnih opravkov, zasebnega potovanja, nege družinskega člana, popravila hiše ipd.

Delodajalec ima pravico, da delavčevo zahtevo po daljši odsotnosti zavrne. Dolžina neplačane odsotnosti ni časovno omejena, saj gre izključno za dogovor med delavcem in delodajalcem.

V primeru daljše odsotnosti delavec ostane v delovnem razmerju in je vključen v socialni sistem, pomeni, da je treba zanj plačati vse prispevke za socialno zavarovanje.

V skladu z zakonom prispevke plača delodajalec, vendar se v individualnem dogovoru določi, ali gre izplačilo prispevkov na stroške delodajalca ali na stroške zaposlenega (v večini primerov gre na stroške zaposlenega). Zaposleni lahko manjkajoče ure nadoknadi s poznejšimi nadurami. Torej se v dogovoru določi čas trajanja izrednega neplačanega dopusta in ali bo strošek za čas izrednega neplačanega dopusta prevzel delodajalec ali zaposlen.

V Zakonu o pokojninskem in invalidskem zavarovanju je določeno, da se v obdobju neplačanega dopusta, daljšega od 30 delovnih dni, obvezno zavarovanje prekine. Vendar se lahko zaposleni, ki so slovenski državljani, ki niso obvezno zavarovani in so na daljši odsotnosti (neplačanem dopustu), prostovoljno vključijo v obvezno zavarovanje. Delodajalec mora tako delavca z dnem izteka tridesetega delovnega dne neplačanega dopusta odjaviti iz obveznega zavarovanja brez ponovne prijave, delavec se lahko od takšne prekinitve zavarovanja naprej sam prostovoljno vključi v obvezno zavarovanje.

Delavec, ki se prostovoljno vključi v obvezno pokojninsko in invalidsko zavarovanje v času, ko je na neplačanem dopustu, mora ob vložitvi prijave priložiti potrdilo delodajalca, da je v času delovnega razmerja na neplačanem dopustu. Delavec se lahko zavaruje od zavarovalne osnove, ki si jo izbere sam: v primeru ožjega obsega zavarovanja najmanj od zneska zajamčene plače, če se želi zavarovati za širši obseg zavarovanja, pa najmanj od zneska 60-odstotne povprečne mesečne plače v RS. Zavarovanec plačuje prispevke za pokojninsko in invalidsko zavarovanje po skupni stopnji 24,35 odstotka. Zavarovanec plačuje prispevke pri pristojnem davčnem organu po kraju bivališča, prispevke pa plača do 15. v mesecu za pretekli mesec.

Družba Vihar, d. o. o., ima zaposlenega delavca, ki je prosil, da izkoristi svoj redni letni dopust in še nadaljnjih 30 delovnih dni zaradi potovanja, ki ga je že nekaj let načrtoval. Delodajalec in delojemalec sta pisno sklenila dogovor o daljši odsotnosti in glede obračuna in plačila prispevkov, ki jih plača družba Vihar, d. o. o. Bruto plača zaposlenega v družbi Vihar, d. o. o., je 2.800 evrov.

Obračun:

Prispevki, ki se jih obračuna iz bruto plače in jih plača delojemalec:

2.800 evrov x 22, 1 / 100 = 618,80 evra.

Prispevki, ki se jih obračuna na bruto plačo in jih plača delodajalec:

2.800 evrov x 15,57 / 100 = 435,96 evra.

Delodajalcu ni treba obračunati in plačati na bruto plačo 0,53 odstotka prispevka za zdravstvo - poškodbe pri delu.

Dohodnine se ne obračuna, saj dohodek zaposlenemu ni bil izplačan.

Stroški delodajalca glede na pisen dogovor je: 435,96 evra.