Popis urejajo različni predpisi, odvisno za katero vrsto zavezanca za popis gre. Gospodarske družbe in podjetniki so dolžni popis opraviti skladno z Zakonom o gospodarskih družbah (ZGD-1) in Slovenskimi računovodskimi standardi (SRS 2016). Za gospodarske javne službe ureja popis Zakon o gospodarskih javnih službah (ZGJS) (Uradni list RS, št. 32/93 do 127/06). Proračunski uporabniki morajo spoštovati določila Zakona o računovodstvu (ZR) (Uradni list RS, št. 23/99 do 30/02).

Popis sredstev in obveznosti do virov sredstev so dolžni opraviti zavezanci, navedeni v prejšnjem odstavku, najmanj enkrat na leto – redni letni popis. Za lastne potrebe pa lahko opravljajo tudi izredne popise med letom. Rednega letnega popisa niso dolžna opraviti podjetja, ki so v stečajnem ali likvidacijskem postopku. Ta podjetja opravijo popis na začetku in koncu stečajnega ali likvidacijskega postopka.

Za izvedbo popisa je odgovorno poslovodstvo. Pooblaščena oseba družbe izda sklep o izvedbi rednega letnega popisa, v katerem določi:

• presečni datum, na katerega se bo izvajal popis,
• sredstva in vire sredstev, ki se popišejo,
• čas popisa,
• popisno komisijo ali več popisnih komisij,
• rok za pripravo pisnega poročila,
• rok v katerem mora organ upravljanja odločiti o popisu in
• rok za oddajo poročila računovodstvu.

Popisno komisijo praviloma sestavljajo predsednik in najmanj dva člana. Člani popisne komisije ne morejo biti osebe, ki so materialno odgovorne za posamezno vrsto sredstev ali virov sredstev, ki so predmet popisa, prav tako ne osebe, ki nadzorujejo finančno in materialno poslovanje.

Naloge popisne komisije so predvsem količinski popis sredstev in virov sredstev, vpisovanje dobljenih rezultatov v popisne pole, primerjava popisanih vrednosti s knjigovodskimi in ugotavljanje popisnih razlik. Pri vpisovanju knjigovodskih podatkov je pomembno, da se upoštevajo vse količinske in vrednostne spremembe od datuma dejanskega popisa do datuma, ki je določen za popis. Popisna komisija mora v predpisanem roku sestaviti poročilo o popisu, v katerem navede vse razlike med dejanskim in knjigovodskim stanjem, opiše razloge za nastale razlike in predlaga način njihove odprave. Popisne razlike se lahko odpravijo v breme podjetja ali v breme odgovorne osebe, odvisno od vzroka nastanka razlik (kalo, malomarno ravnanje, narava blaga, kraja, ...). Zaželeno je, da popisna komisija pripravi tudi priporočila za izboljšanje stanja.

Popis je potrebno izvesti najkasneje do 31. januarja oziroma do roka, predpisanega v internih aktih . V 32. členu pravilnika je določeno, da je za pripravo in izvedbo rednega letnega popisa pristojna finančna služba proračunskega uporabnika, ki mora na podlagi 34. člena pravilnika pripraviti navodila za popis. Kajti potrebno je upoštevati načelo ločenosti evidence od izvajanja poslov: to načelo zahteva, da poslov ne sme evidentirati oseba, ki jih opravlja; naloge vodje računovodstva so predvsem informativne narave, popis pa je opravilo, ki sodi med izvajalne funkcije.

Priprava na popis

Pred popisom je potrebno izločiti zastarela in poškodovana sredstva. Ločiti je potrebno tudi tuja in lastna sredstva. Pri osnovnih sredstvih je potrebno urediti register osnovnih sredstev in ga uskladiti z glavno knjigo. Odgovorni morajo pridobiti tudi vso manjkajočo dokumentacijo za sprejem in oddajo sredstev in sredstva ustrezno razvrstiti. Šele nato se pripravijo popisni listi. Popisnim komisijam pa se morajo zagotoviti tudi posebni pripomočki, če so le-ti potrebni za izvedbo popisa. Prav tako pa se v specifičnih primerih lahko zagotovijo ustrezni strokovnjaki s posebnim znanjem, brez katerega popis v nekaterih primerih ne bi bil mogoč.

Poročilo o popisu

S pripravo in oddajo poročila o popisu se zaključi delo popisnih komisij. Vodja popisa pripravi še končno poročilo o popisu – elaborat, ki vsebuje tudi mnenja in pojasnila o ugotovljenih razlikah. Prav tako mora poročilo vsebovati predloge za odpravo ugotovljenih razlik, predloge knjiženja in predloge ukrepov ter izboljšav, da do razlik v naprej več ne bo prihajalo. Poročilo o popisu je potrebno obravnavati na ustreznih organih družbe, kjer se sprejmejo tudi obvezujoči sklepi za odpravo ugotovljenih razlik in za preprečevanje nepravilnosti, napak in odtujevanj v nadaljnjem poslovanju.

Čas popisa

Posredni proračunski uporabniki morajo popis opraviti na koncu poslovnega leta (in sicer na dan 31. december), kar pomeni, da nimajo možnosti izbire časa izvedbe (39. čl. Zakona o računovodstvu).

Obdavčitev popisnih razlik

Popisne razlike so predmet obdavčitve z DDV, pa tudi z DDPO.

Obravnava popisnih razlik po DDPO:

• primanjkljaj je davčno priznan odhodek, če ne gre za zasebno rabo, ki ni skladna z običajno poslovno prakso.

Obravnava popisnih razlik po ZDDV:

ZDDV-1 določa, da se za dobavo blaga, opravljeno za plačilo, šteje uporabo blaga, ki je del poslovnih sredstev davčnega zavezanca, za zasebne namene ali za zasebne namene njegovih zaposlenih, brezplačna odtujitev tega blaga ali kakršna koli uporaba blaga za druge namene, kot za namene opravljanja njegove dejavnosti, če je za to blago ali sestavine tega blaga izkoristil pravico do celotnega ali delnega odbitka DDV. Davčna obveznost nastane v obdobju, v katerem je opravljena taka dobava (7. čl. ZDDV-1).

Davčna osnova: nabavna cena zadevnega ali podobnega blaga brez DDV (oziroma LC v trenutku porabe).

Za kakršno koli uporabo blaga za druge namene (ne za opravljanje dejavnosti) veljajo tudi primanjkljaji.

V skladu z določili 17. člena Pravilnika o izvajanju Zakona o davku na dodano vrednost (P-ZDDV-1) primanjkljaj blaga velja za promet blaga v skladu s 7. členom ZDDV-1, razen če gre za:

• primanjkljaj in uničenje zaradi višje sile;
• primanjkljaj, ki je neločljivo povezan s procesom izdelave in predelave blaga;
• primanjkljaj in uničenje iz naslova kala, razsipa, razbitja in okvare blaga, ki sta neločljivo povezana s skladiščenjem in prevozom blaga v dejanskem obsegu, ki pa ne sme biti večji od običajnega, ki ga določi pristojno združenje;
• primanjkljaja oziroma izgub, nastalih zaradi tatvine oziroma kraje, če je o tem sestavljen zapisnik policijske uprave.

Za obračun DDV od primanjkljaja opreme je pomembno, kdaj je bila oprema (ali drugo osnovno sredstvo) nabavljena: ali v ureditvi DDV ali še v ureditvi prometnega davka.

Primer knjiženja -- primanjkljaj opreme, nabavljene z DDV (delni odbitek DDV -- 10 odstotek)

Popis opredmetenih osnovnih sredstev

• osnova: izpis iz registra osnovnih sredstev,
• popisna komisija preverja: obstoj osnovnih sredstev, njihovo stanje (uporabno, neuporabno, poškodovano ipd.), ustreznost lokacije,
• popiše se tudi opremo, dano v osebno uporabo (»na reverz«) -- uporabnik opreme, za katero je osebno zadolžen, je dolžan na dan popisa prinesti v organizacijo na vpogled, ali pa s podpisom na podpisnem listu jamči, da jo še vedno uporablja.

Za uničena ali poškodovana osnovna sredstva, za katera še ni bil podan predlog za odpis, popravilo ali uničenje, tak predlog poda popisna komisija.

Uničena ali poškodovana opredmetena osnovna sredstva po ZDDV:

Uničena ali poškodovana osnovna sredstva (predlog za odpis poda popisna komisija):

• odpis osnovnega sredstva ni zavezan k obračunu DDV, saj ne gre za primanjkljaj in pri tem ni pomembno, kdaj je bilo osnovno sredstvo nabavljeno (pred uvedbo DDV ali po njej);
• smiselno je, da zavod zagotovi listine, ki dokazujejo, da je bilo uničenje dejansko opravljeno, npr. potrdilo o prevozu (opredmeteno osnovno sredstvo se iz poslovnih knjig izloči ob DEJANSKEM UNIČENJU);
• če je osnovno sredstvo uničeno in bo odpisano, a je bilo nabavljeno z DDV, ki je bil upoštevan kot odbitni, in sicer pred koncem obdobja, določenega v 69/2 ZDDV-1 (oprema pet let, nepremičnine 20 let), prav tako ni potreben popravek odbitka DDV.

Primanjkljaj materiala

Inventurna komisija je v osnovni šoli ugotovila primanjkljaj zalog materiala v vrednosti 900,00 evrov. Tržna vrednost primerljivega materiala je 1.000,00 evrov.

*1.000,00 evro x 22 / 100 - obračun in plačilo obračunanega davka na dodano vrednost

Uničen material in njegov odpis

Osnovna šola je ob letnem inventurnem popisu ugotovila, da mora odpisati 600,00 evrov materiala, ki je bil odpeljan na odpad. Knjigovodska in tržna vrednost sta enaki.

*obračun davka na dodano vrednost od tržne vrednosti

Kalo materiala - dovoljena višina

Mestna občina je ob letnem inventurnem popisu ugotovila primanjkljaj materiala, ki je iz naslova kala v vrednosti 1.000,00 evrov. Letna nabava materiala je 200.000,00 evrov in zakonsko dovoljen kalo je 2-odstotni. Dejanski kalo ob inventurnem popisu je 5.000,00 evrov.

Kalo materiala - dovoljena višina

Mestna občina je ob letnem inventurnem popisu ugotovila primanjkljaj materiala, ki je iz naslova kala v vrednosti 3.000,00 evrov. Letna nabava materiala je 200.000,00 evrov in zakonsko dovoljen kalo je 2-odstotni. Dejanski kalo ob inventurnem popisu je 3.000,00 evrov.

*1.000,00 evrov x 22 / 100 - obračun in plačilo davka na dodano vrednost od presežka dovoljenega kala materiala

Osnova za izvedbo popisa je izpis iz registra OS:

Popisna komisija preverja: obstoj OS, njegovo stanje (uporabno, neuporabno, poškodovano ipd.), ustreznost lokacije, nečitljivost inventarnih številk. Popiše se tudi opremo, dano v osebno uporabo („na reverz");

Uničena ali poškodovana OS (predlog za odpis poda popisna komisija):

• odpis OS ni zavezan k obračunu DDV, saj ne gre za primanjkljaj in pri tem ni pomembno, kdaj je bilo OS nabavljeno (pred uvedbo DDV ali po njej);

• smiselno je, da zavod zagotovi listine, ki dokazujejo, da je bilo uničenje dejansko opravljeno, npr. potrdilo o prevozu (OS se iz poslovnih knjig izločijo ob DEJANSKEM UNIČENJU);

• če je OS uničeno in bo odpisano, a je bilo nabavljeno z DDV, ki je bil upoštevan kot odbitni, in sicer pred koncem obdobja, določenega v 69/2 ZDDV-1 (oprema 5 let, nepremičnine 20 let), prav tako ni potreben popravek odbitka V DDV

Obdavčitev popisnih razlik

Popisne razlike so predmet obdavčitve z DDV-1 pa tudi z DDPO.

Obravnava popisnih razlik z vidika DDPO

• ni posebnosti oziroma novosti;

• primanjkljaj je davčno priznan odhodek, če ne gre za zasebno (po)rabo, ki ni skladna z običajno poslovno prakso.

Za dobavo blaga se šteje, če davčni zavezanec blago, ki je del njegovih poslovnih sredstev, uporabi v zasebne namene ali v zasebne namene zaposlenih, odtuji brezplačno ali kakor koli uporabi za druge namene (primanjkljaj), ne za opravljanje dejavnosti (le če je od tega blaga v celoti ali deloma izkoristil pravico do odbitka DDV).

Primanjkljaj se šteje za promet blaga, razen če gre za primanjkljaj (in uničenje):

• zaradi višje sile, zaradi tatvine (pogoj -- policijski zapisnik);

• ki je neločljivo povezan s procesom izdelave in predelave blaga;

• iz naslova priznanega kala, razsipa, razbitja in okvare blaga, ki sta neločljivo povezana s skladiščenjem in prevozom blaga, v dejanskem obsegu, ki pa ne sme biti večji od običajnega, ki ga določi strokovno združenje.

Davčno osnovo predstavlja nabavna cena blaga v trenutku uporabe.

Davčna obveznost nastane v obdobju, v katerem je opravljena taka dobava blaga.

Roki izvedbe popisa 2022 so naslednji:

Obračun DDV od primanjkljaja opreme:

Zavod, ki ima pravico do delnega odbitka DDV, ob ugotovitvi primanjkljaja obračuna DDV od celotne vrednosti OS.

Če zavod za ugotovljeni primanjkljaj bremeni zaposlenega, je treba obračunati tudi DDV. Če torej posredni proračunski uporabnik za primanjkljaj bremeni zaposlenega, se na izdanem računu DDV obračuna kot pri prodaji (obračun DDV kot pri prodaji!).

Primer knjiženja -- primanjkljaj opreme, nabavljene z DDV (delni odbitek DDV -- 10%)

Nabavna vrednost opreme: 1.200,00 EUR

DDV (22 %): 216,39 EUR

Nabavna cena opreme: 983,61 EUR

10-odstotni odbitek vstopnega DDV: 21,64 EUR

Tržna vrednost opreme: 700,00 EUR

NV opreme znaša: 1.178,36 EUR

DDV, ki ga organizacija ne sme odbiti, znaša: 194,75 EUR

PV (oprema se je uporabljala dve leti in pol): 588,36 EUR - SRS (nevračljive dajatve povečujejo nabavno vrednost opredmetenega OS)

Obveznost DDV se obračuna od tržne vrednosti manjkajoče opreme (22 % od 700): 154,00 EUR

DDV, ki si ga ob nakupu organizacija ne sme odbiti (194,75 EUR), lahko v obdobju popravkov (5 let) popravi (povečamo) za polovico, ker je primanjkljaj nastal na polovici obravnavanega petletnega obdobja (97,38 EUR).

Primer knjiženja -- odpis opredmetenega osnovnega sredstva OS, ki je zavarovano zaradi naravne nesreče

Nepremično (premično) premoženje se zavaruje na način, ki je najprimernejši, praviloma za običajna tveganja (61. čl. ZSPDSLS-1).

Namenska poraba odškodnine (samo za gradnjo, nakup in vzdrževanje stvarnega premoženja občine/države).

NV 2.500,00 PV 2.000,00

SV 500,00

Odškodnina zavarovalnice:

2.000,00

Popis zalog:

Popisna komisija ugotavlja obstoj zalog in njihovo (ne)poškodovanost, ne pa tudi ekonomske ali tehnološke zastarelosti (ne prodajljivosti);

Pri prevrednotenju vrednosti zalog na čisto iztržljivo vrednost gre za zmanjšanje vrednosti zalog na čisto iztržljivo vrednost, kar ni predmet DDV, saj ne gre za primanjkljaj ali kalo.

Ugotovljen primanjkljaj je obdavčljiv (razen primanjkljaj tistih zalog, za katere organizacija, ki je davčni zavezanec, ni imela pravice do odbitka DDV). Davčno osnovo predstavlja tržna vrednost materiala, blaga ali surovine.

Manko zaradi kala, razbitja, razsipa in okvar

Kalo ni predmet obračuna DDV, če ne presega obsega, ki ga je kot običajnega določilo strokovno združenje v pravilniku; blago, ki mu je pretekel rok uporabnosti, organizacija vključi v izračun kala.

Primanjkljaj pri zalogi materiala

Zavod mora vsaj enkrat letno obvezno popisati zaloge materiala. Pri tem ugotovljeni presežki in primanjkljaji spreminjajo knjigovodsko stanje zalog (oziroma obveznosti do virov sredstev pri drugih uporabnikih).

Primer: popisne razlike pri zalogi materiala

Popisna komisija je ugotovila za 500 EUR primanjkljaja, ki ga vodi po nabavnih cenah (tej vrednosti mora dodati še 22 % DDV, kar znaša 110 EUR, in za 100 EUR presežka. Zgotovljeni primanjkljaj se evidentira v breme zavoda, saj poslovodstvo ne ugotavlja osebne odgovornosti posameznika za primanjkljaj.