Dokumente v fizični obliki hranimo v namenskih registratorjih v omarah, ki so protipožarno zavarovane.
Dokumentacijo do konca obračunskega obdobja običajno hrani računovodski servis.
Po koncu obračunskega obdobja in prevzemu dokumentacije se hrani v prostorih organizacije ali se uredi hramba na drugi primerni lokaciji.
Možna je elektronska hramba – davčnemu organu zagotovljen dostop do vse dokumentacije (v okviru zastaralnega roka).
Elektronsko arhiviranje je urejeno z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. Če gradivo hranimo v digitalni obliki, je treba paziti, da je pooblaščenim uporabnikom dostopno ves čas trajanja hrambe, da gradivo varujemo pred izgubo in da je ves čas hrambe možna reprodukcija gradiva ter podobno.
Obdobja trajanja hranjenja listin lahko povežemo z zakonsko določenimi zastaralnimi roki, ki jih vsebuje Obligacijski zakonik.
Na področju delovnega prava moramo trajno hraniti:
- evidenco o zaposlenih delavcih,
- evidenco o izrabi delovnega časa
- dokumentacijo v zvezi z varnostjo pri delu,
- evidenco o oblikah razreševanja nastalih kolektivnih delovnih sporov, ki vsebuje podatke o stavkah in arbitražah,
- dokazila, ki jih je delodajalcu predložil kandidat, s katerim je bila sklenjena pogodba o zaposlitvi.
Dokazila, ki jih je predložil delodajalcu neizbran kandidat, moramo hraniti vsaj 30 dni od dneva, ko je kandidat prejel obvestilo o neizbiri. Originalna dokazila, se ta na zahtevo neizbranega kandidata vrnejo.
A - enoletni zastaralni rok – s prvim dnem v 30 v naslednjem letu, kot so:
1. terjatve za dobavljeno električno in toplotno energijo, plin, vodo, za dimnikarske storitve in vzdrževanje snage, če je bila dobava oziroma storitev izvršena za potrebe gospodinjstva;
2. terjatve radijske in televizijske postaje za sprejem programov;
3. terjatve pošte, telegrafa in telefona za uporabo telefonov in poštnih predalov, kot tudi druge njihove terjatve, ki se plačujejo v trimesečnih ali krajših rokih;
4. terjatve za naročnino na občasne publikacije, šteto od takrat, ko je iztekel čas, za katerega je bila publikacija naročena;
5. terjatev za storitve zagotavljanja dostopa do medmrežja, za storitve zagotavljanja uporabe elektronske pošte in elektronskih poštnih predalov, za storitve vzdrževanja spletnih strani in za storitve, povezane z dostopom do kabelskih in satelitskih radijskih in televizijskih programov, ki se plačujejo v trimesečnih ali krajših rokih;
6. terjatve upravnikov večstanovanjskih hiš za storitve upravljanja ter druge njihove terjatve, ki se plačujejo v trimesečnih ali krajših rokih.
B - triletni zastaralni rok velja za:
1. terjatve občasnih dajatev, ki dospevajo letno ali v določenih krajših časovnih presledkih (občasne terjatve), kot tudi terjatve za obresti, s katerimi se črpa sama pravica, kot je terjatev preživljanja;
2. terjatve za anuitete, s katerimi se v enakih, vnaprej določenih občasnih zneskih odplačujejo glavnica in obresti, kar pa ne velja za obročna odplačila in druge delne izpolnitve;
3. terjatve za vsako posamično dobavo blaga, opravljeno delo ali storitev, ki izvira iz gospodarskih pogodb kot tudi terjatve za povrnitev izdatkov, nastalih v zvezi s temi pogodbami;
4. terjatev zakupnine, ne glede ali se plačuje občasno ali v enkratnem skupnem znesku;
5. terjatve zavarovalnic iz zavarovalnih pogodb.
C - petletni zastaralni rok - je splošni zastaralni rok, kar še posebej velja za:
1. terjatve iz naslova odškodnin;
2. občasne terjatve iz pravic;
3. terjatev iz naslova odškodnine zaradi škode povzročene z dejanjem, na katerega je vplivalo neposredno ali posredno ponujanje, dajanje, sprejemanje ali zahtevanje podkupnine ali katerekoli druge koristi ali obljuba le-teh, ali z opustitvijo ravnanja, ki bi preprečilo dejanje korupcije, ali z drugim dejanjem, ki po zakonu ali mednarodni pogodbi pomeni korupcijo;
4. terjatve zavarovalca oziroma tretje osebe iz pogodbe o življenjskem zavarovanju.
D - desetletni zastaralni rok velja za:
1. terjatev na izstavitev listine za vpis v zemljiško knjigo;
2. terjatve, ki so bile ugotovljene s pravnomočno sodno odločbo ali z odločbo drugega pristojnega organa ali s poravnavo pred sodiščem ali drugim pristojnim organom;
3. terjatev pri življenjskem zavarovanju;
4. knjigovodske listine in druga potrdila, računi in davčni obračuni, ki so izstavljeni v zvezi z izvajanjem Zakona o davčnem postopku (ZDavP-2);
5. račune v zvezi z dobavami in prodajami blaga ali storitev na ozemlju Slovenije po 86. členu Zakona o davku na dodano vrednost (ZDDV-1).
E - petnajstletni zastaralni rok velja za:
1. odškodninske terjatve za škodo, povzročeno z dejanjem spolne zlorabe mladoletne osebe, in sicer v petnajstih letih po polnoletnosti oškodovanca;
2. odškodnine iz naslova izvedbe korupcijskega dajanja.
F - dvajsetletni zastaralni rok velja za:
1. knjigovodske listine in računi, ki se nanašajo na nepremičnine,
2. knjigovodske listine v zvezi z odbitkom DDV pri osnovnih sredstvih, v skladu s 86. členom ZDDV-1.
G - trajno se hranijo:
1. poslovne knjige in računovodski izkazi, vključno s knjigo prihodkov in odhodkov, ki jo vodijo vsi tisti, ki vodijo enostavno knjigovodstvo
2. podatki iz plačilnih listov – torej plače in plačila socialnih prispevkov. Na tem mestu je potrebno omeniti, da je prišlo do spremembe Zakona o matični evidenci zavarovancev in uživalcev pravic iz pokojninskega in invalidskega zavarovanja (ZMEPIZ-1), kateri v 101. členom predvideva, da se zbirke podatkov hranijo trajno, morebitno uničenje dokumentov mora biti izvedeno v skladu s sprejetim na podlagi potrditve Arhiva RS postopkom.