Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel zaprosilo za mnenje. Navajajo, da se odločajo za službeni telefon in jih zanima, ali lahko delodajalec za njihovo službeno telefonsko številko zahteva razčlenjen račun, na katerem so vidni podatki klicateljev in dolžine klicev, če so številke popolnoma razkrite ali delno razkrite?
Na podlagi informacij, ki ste jih posredovali na IP, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo in 177/20, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo njihovo neobvezno mnenje v zvezi z vprašanjem.
Delodajalec lahko kot plačnik računa vsak mesec prejme osnovno stopnjo razčlenitve računa, iz katere so razvidni podatki o številu in trajanju klicev ter številu in ceni obračunskih enot. V kolikor mu to ne zadošča, lahko naroči višjo stopnjo razčlenitve računa, t.i. zakriti razčlenjeni račun, na katerem so med drugim prikazani tudi posamezni klici, vendar so zadnje tri številke vseh klicanih in kličočih številk zaradi varovanja zasebnosti tretjih oseb prikrite, razen če npr. pripadajo drugim zaposlenim pri delodajalcu. Če pa kljub temu presodi, da za dokončno odločitev potrebuje več podatkov, mora od operaterja zahtevati t.i. nezakriti razčlenjeni račun, za katerega mora med drugim pridobiti uporabnikovo soglasje.
O b r a z l o ž i t e v:
IP uvodoma poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.
Nadalje poudarjamo, da ima delodajalec pravico do oblasti nad svojimi sredstvi in pravico, da nadzira, ali so ta sredstva oziroma oprema uporabljena skladno z namenom, za katerega je bila zaposlenemu dana v uporabo, delavec pa lahko utemeljeno pričakuje določeno stopnjo zasebnosti na delovnem mestu. Navedeno izhaja že iz 46. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22 in 54/22 – ZUPŠ-1, ZDR-1), ki določa, da mora delodajalec varovati in spoštovati delavčevo osebnost ter upoštevati in ščititi delavčevo zasebnost.
Glede nadzora porabe na službenem telefonu poudarjamo, da je pravica do pridobivanja razčlenjenih telefonskih računov in seznama klicanih številk urejena v Zakonu o elektronskih komunikacijah (Uradni list RS, št. 109/12, 110/13, 40/14 – ZIN-B, 54/14 – odl. US, 81/15, 40/17 in 189/21 – ZDU-1M, v nadaljevanju ZEKom-1) v 121. in 139. členu ter v Splošnem aktu o razčlenjenem računu (Uradni list RS, št. 99/13). IP je v Smernicah »Varovanje osebnih podatkov v delovnih razmerjih« (str. 27), ki so dostopne na :https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf izpostavil, da lahko delodajalec kot plačnik računa vsak mesec prejme osnovno stopnjo razčlenitve računa, iz katere so razvidni podatki o številu in trajanju klicev ter številu in ceni obračunskih enot. Vsebina osnovne stopnje razčlenitve računa izhaja iz Splošnega akta o razčlenjenem računu (4. člen).
V kolikor mu to ne zadošča, lahko naroči višjo stopnjo razčlenitve računa, t.i. zakriti razčlenjeni račun, na katerem so med drugim prikazani tudi posamezni klici, vendar so zadnje tri številke vseh klicanih in kličočih številk zaradi varovanja zasebnosti tretjih oseb prikrite, razen če npr. pripadajo drugim zaposlenim pri delodajalcu. Na podlagi takšnega računa se delodajalec največkrat že lahko odloči glede upravičenosti povečane porabe. Če pa kljub temu presodi, da za dokončno odločitev potrebuje več podatkov, mora od operaterja zahtevati t.i. nezakriti razčlenjeni račun, na katerem so klicane številke (ki so primarni vir stroškov) v celoti razkrite, zahtevku pa mora priložiti tudi dokument, iz katerega je razvidno, kateremu uporabniku je bila dodeljena številka, za katero zahteva razčlenjeni račun, ter uporabnikovo soglasje za izdajo takšnega računa oziroma za razkritje klicanih številk. Operater nezakrit razčlenjen račun vroči delavcu, ki lahko telefonske številke klicev, opravljenih za zasebne namene, na računu prekrije. Šele potem račun izroči delodajalcu, da presodi upravičenost presežene porabe.
IP v citiranih smernicah prav tako priporoča, da delodajalec v internem aktu, s katerim seznani vse uporabnike službenih telefonov, določi tudi limit, do katerega krije stroške delodajalec, stroške nad limitom pa krije delavec, če ne dokaže, da so prekoračeni stroški nastali zaradi uporabe telefona v službene namene.
Več o nadzoru delodajalca nad delovnimi sredstvi in glede porabe na službenem telefonu si lahko preberete v citiranih smernicah. Opozarjamo, da je za nadzor nad pravilnim izvajanjem omenjenih določb ZEKom-1 pristojna Agencija za komunikacijska omrežja in storitve Republike Slovenije (info.box@akos-rs.si).
Pripravila:
Barbara Pirš, univ.dipl.prav.,
svetovalka pooblaščenca za preventivo