Naravna nesreča, ki je prizadela Republiko Slovenijo 4. avgusta 2023, je ogrozila številna človeška življenja in zahtevala ogromno škodo. Poplave (ali vdori meteorne vode) so na številnih krajih ogrozile ali poškodovale tudi dokumentarno in arhivsko gradivo. V nadaljevanju podajamo strnjen fazni načrt reševanja dokumentarnega in arhivskega gradiva ob poplavah.
Navodila za odziv so strnjena v naslednje ukrepe:
Cilj odpravljanja posledic je vrniti kraj nesreče in poškodovano gradivo v prvotno ali novo uporabno stanje, če je to le mogoče.
Najpomembneje je ukrepati hitro, načrtovano in učinkovito. Le tako lahko vsaj malo omilimo nastalo škodo na gradivu.
Če pustimo mokro ali vlažno gradivo 10 dni na 10 ºC, se sprožijo biološki in kemični procesi – plesnenje, zlepljenje, strukturne spremembe v materialih in trajne deformacije (pri višjih temperaturah pa se biološki in kemični procesi sprožijo že v 36 urah).
Dalj ko je gradivo v mokrem ali vlažnem stanju, bolj izrazite, hujše in trajnejše so poškodbe. Tako poškodovanega gradiva tudi s konservatorsko-restavratorskimi posegi ni mogoče rešiti.
Že ob manjših poplavah, posebno pa ob večjih katastrofah so količine poškodovanega gradiva fizično neobvladljive za hitro takojšnje sušenje, ki je nujno za vsaj minimalno ohranitev le-tega. Zato mokro gradivo zamrznemo in sproti odtajamo le količino, ki jo lahko posušimo v nekaj dneh.
Prenos gradiva iz kraja nesreče
Pri nesrečah, ko je velika količina gradiva mokrega in umazanega, ga je izjemno težko reševati. Zelo hitro se je treba odločiti, kako reševati mokro gradivo ob situaciji, ki je nastala, kako sušiti, kaj izločiti, kaj zamrzniti. Previdno je treba prenesti vlažno ali mokro gradivo iz poplavljenih ali namočenih prostorov do urejenega varnega mesta, kjer bo mogoče gradivo razvrščati in sušiti. Treba je kar se le da natančno, ob dani situaciji reševanja in premikanja gradiva, beležiti stanje in premike gradiva. Zaradi nadaljnjih posegov in popravil razvrščamo gradivo kot »suho«, »vlažno« in »mokro«, sočasno pa je treba v prvem planu urgentno reševati najpomembnejše gradivo.
Priprava na zamrznitev
Zamrznitev je ob nepregledni količini mokrega gradiva najprimernejša rešitev, saj upočasni kemične in mikrobiološke procese v gradivu.
Potekati mora pri vsaj –10 ºC.
Pri manjših količinah mokrega gradiva se lahko uporabi gospodinjske zamrzovalnike.
Ob večjih količinah mokrega gradiva pa je treba uporabiti večje profesionalne hladilnice.
Gradivo pripravimo za zamrznitev podobno kot živila v gospodinjstvu. Zaradi preglednosti in lažjega rokovanja vsako enoto mokrega gradiva skupaj z obvezno oznako vložimo v plastično vrečko. Oznako napišemo z vodoodpornim pisalom (na primer svinčnik), na bel papir, ki ga vložimo v vrečko skupaj z mokrim gradivom.
Mokrega gradiva ne smemo na silo razdruževati po enotah, da se ne poškoduje. V takem primeru se zamrzne več enot skupaj.
Proces sušenja je pomembna, občutljiva in zelo zamudna faza v postopku reševanja poplavljenega gradiva. Mokro ali vlažno gradivo je treba v najkrajšem času posušiti, sicer se na njem v kratkem času (lahko že v 36 urah, odvisno od zunanje temperature) pojavijo vidni znaki kemijskih in bioloških procesov. Ker večje količine gradiva naenkrat po navadi fizično ni mogoče hitro posušiti, ga zamrznemo in sproti odtajamo le količino, ki jo lahko posušimo v enem ali dveh dneh. Ob raznovrstnih poplavah se je glede na vrsto in količino mokrega gradiva, razvilo več načinov sušenja le tega:
Način sušenja se izbere glede na vrsto mokrega gradiva in materiale, ki ga sestavljajo.
Sušenje na zraku
Gradivo sušimo pri sobni temperaturi, potrebno je nenehno prezračevanje, sicer zračna vlaga naraste in upočasni sušenje, s tem pa nastanejo idealni pogoji za razvoj plesni. Za ta postopek sušenja potrebujemo zračne prostore z veliko odlagalnimi površinami, primernimi za sušenje, in usposobljene ljudi, ki daljši čas opravljajo in nadzorujejo postopek. Glede na količino poplavljenega gradiva lahko traja sušenje gradiva »list po list« več mesecev ali let. Princip je tak, da se dnevno odmrzne toliko gradiva, kolikor ga je možno v enem dnevu posušiti na zraku. Najlažje sušimo papirno nevezano gradivo, ki ga list po list označimo po vrstnem redu, razporedimo po primerni ravni površini v suhem in zračnem prostoru. Suhe liste zravnamo in po označenem vrstnem redu zložimo nazaj.
Večje težave predstavlja ta način sušenja za vezano gradivo in knjige, zato je tu potreben konservatorski nadzor.
Vakuumsko sušenje zamrznjenega gradiva (angleško freeze drying)
Zamrznjeno gradivo sušimo v vakuumski komori pri temperaturah pod 0 ºC. Voda preide iz zamrznjenega stanja direktno v plinasto (sublimira). Prednosti takega sušenja so, da ni treba zagotoviti velikih zračnih prostorov s primernimi površinami in večjega števila delovne sile. Ni potrebna predhodna selekcija gradiva, ohrani pa se tudi prvotna razvrstitev gradiva (ohrani se originalni vrstni red) in naenkrat se lahko posuši večja količina gradiva (odvisno od kapacitete komore).
Vendar je to drag postopek, ki zahteva posebno tehnično opremo.
Vakuumsko sušenje (angleško vacuum drying)
Zamrznjeno ali odtajano gradivo sušimo v vakuumski komori pri temperaturah nad 0 ºC tako, da v komori ustvarimo podtlak in uvajamo topel zrak, ki odvzema vlago iz gradiva. Ta način je primeren za gradivo, ki ni občutljivo za toploto. Ta postopek sušenja je učinkovit pri velikih količinah poplavljenega gradiva. Prednosti in slabosti so podobne kot pri vakuumskem sušenju z zamrzovanjem.
Vendar je potrebna večja previdnost pri gradivu, ki je občutljivo za toploto, in ni vedno primeren za sušenje gradiva, ki je namenjeno trajni hrambi.
Sušenje z zamrzovanjem
Zamrznjeno gradivo, ki je vloženo v prepustno embalažo, se po daljšem času (več mesecev) samo od sebe posuši (sublimira). Ta postopek je počasen in primeren za hladne prostore ali za manjše količine vlažnega ali delno mokrega gradiva. Postopek ni primeren za sušenje gradiva, ki je namenjeno trajni hrambi.
Sušenje z razvlaževanjem
Gradivo se suši na mestu samem z močnimi razvlaževalci. Postopek ni primeren za sušenje gradiva, ki je namenjeno trajni hrambi. Pri sušenju pride do neenakomernega sušenja in zvijanja gradiva, večja je nevarnost plesnenja in korozije kovinskih delov.
Sušenje s toploto
Tak način sušenja ni primeren za sušenje gradiva, ki je namenjeno trajni hrambi. Vendar je treba biti previden tudi pri sušenju gradiva zunaj te kategorije, saj ni primeren za sušenje toplotno občutljivih materialov (prosojni papirji, plastificirani papirji, plastični ovoji).
Pogosto se zgodi, da je gradivo poplavljeno s kanalizacijskimi in drugimi potencialno okuženimi vodami. Tako gradivo čim prej ločimo od neokuženega gradiva in ga označimo kot okuženo. Gradivo posušimo in nato razkužimo. Razkuževanje izvajajo posebne strokovno usposobljene službe. Pri razkuževanju in uporabi razkuženega gradiva se je treba zavedati, da so snovi, ki so učinkovite pri razkuževanju, škodljive za ljudi, ki tako gradivo uporabljajo. Tako gradivo mora imeti oznako, da je razkuženo. Priložena morajo biti navodila za uporabo takega gradiva, podatki o razkužilu, postopku in ustanovi, ki je izvedla postopek.
Fazni načrt reševanja dokumentarnega in arhivskega gradiva ob poplavah je povzet po prispevku Tatjane Rahovsky Šuligoj z naslovom Strategija reševanja poplavljenega gradiva: preprečevanje, reševanje in odpravljanje posledic nesreče objavljenega v publikaciji Arhivi.