Namen smernic Informacijskega pooblaščenca je podati skupne praktične napotke za upravljavce zbirk osebnih podatkov na jasen, razumljiv in uporaben način ter s tem odgovoriti na najpogosteje zastavljena vprašanja s področja varstva osebnih podatkov, s katerimi se srečujejo posamezni upravljavci zbirk osebnih podatkov. S pomočjo smernic naj bi upravljavci dobili priporočila, kako naj v praksi zadostijo zahtevam Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov) in Zakona o varstvu osebnih podatkov.
Splošna uredba o varstvu podatkov na splošno ureja rok hrambe osebnih podatkov enotno za vse vrste osebnih podatkov, in sicer v točki (e) prvega odstavka 5. člena. Ta določa, da se osebni podatki lahko hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, dokler je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo.
Osebni podatki se lahko hranijo daljše obdobje, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem 18 Uradni list RS, št. 108/2009-UPB13 s spr. 19 Uradni list RS, št. 22/2019. Stran | 33 interesu, za znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalne namene ali statistične namene, pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz Splošne uredbe o varstvu podatkov, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. 48. člen ZDR-1 določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati, ZEPDSV pa določa, da se evidence, ki jih vodijo delodajalci, začnejo za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, prenehajo pa z dnem, ko mu pogodba o zaposlitvi preneha. Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se prenehajo voditi omenjene evidence in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v te evidence, se hranijo kot listine trajne vrednosti. Navedeno pomeni, da delodajalec tudi po prenehanju delovnega razmerja nujno razpolaga z določenimi zbirkami osebnih podatkov o bivših delavcih, in sicer z zbirkami osebnih podatkov, ki vsebujejo dokumente in izvirne listine iz 14., 17. in 19. člena ZEPDSV (listine trajne vrednosti). Poleg tega pa lahko delodajalec po prenehanju delovnega razmerja obdeluje tudi druge osebne podatke delavca, ki so v skladu s prvim odstavkom 48. člena ZDR-1 potrebni zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, vendar samo toliko časa, dokler stranki delovnega razmerja lahko uveljavljata svoje pravice. Ko so poravnane vse obveznosti, ki izhajajo iz delovnega razmerja, je namen, zaradi katerega so se delavčevi osebni podatki zbirali, dosežen, zato mora delodajalec zbrisati in prenehati uporabljati vse delavčeve osebne podatke, razen tistih, za katere ZEPDSV ali drug zakon (če gre npr. za arhivsko gradivo) določa, da se hranijo trajno. Informacijski pooblaščenec priporoča, da delodajalec po prenehanju delovnega razmerja pregleda personalno mapo delavca ter izloči dokumente, ki predstavljajo listine trajne vrednosti (npr. pogodbe o zaposlitvi, M-obrazci) in jih shrani v arhivski zbirki. Ostale dokumente hrani glede na namen njihove obdelave (npr. dokumente v zvezi s kršitvami pogodbenih ali drugih obveznosti iz delovnega razmerja lahko hrani do izteka zastaralnih rokov s področja obligacijskega ali kaznovalnega prava (5 let), psihometrične teste, ki imajo glede na strokovno literaturo kratko dobo uporabnosti (približno 2 leti), pa lahko uniči takoj po prenehanju delovnega razmerja). V skladu z ZEPDSV ob prenehanju dejavnosti delodajalca prevzame arhiv podatkov o delavcu pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, arhivsko gradivo prevzame Arhiv Republike Slovenije.
Za zakonito urejene evidence v osebnih mapah, vam pomagajo:
Navodila za pripravo in vzorci osebne mape na portalu e-Kadrovik + brezplačna osebna mapa zaposlenega