V zvezi s povračili stroškov prevoza na delo in iz dela je treba najprej pogledati pravno podlago, torej višino, ki jo je treba delavcu povrniti na podlagi delovnopravne zakonodaje (bodisi je to KP, interni akt ali pogodba o zaposlitvi).

Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja pa določa pogoje in višine, do katerih se določena povračila stroškov v zvezi z delom in določeni drugi dohodki iz zaposlitve ne vštevajo v davčno osnovo. Če delodajalec izplačuje navedena povračila stroškov v zvezi z delom in dohodke, ki so višji od zneskov, ki jih za navedena povračila in dohodke določa navedena Uredba, se znesek posameznega povračila oziroma dohodka v delu, ki presega znesek, določen z uredbo, všteva v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja.

Zneski, določeni z uredbo, so zneski, do katerih so prejeta povračila pri posameznem delojemalcu lahko neobdavčena, torej so določeni kot najvišji možni davčno priznani zneski, delodajalci pa lahko delojemalcem izplačajo tudi nižje zneske oziroma jim morajo zagotoviti zneske povračil, določene z delovno pravno zakonodajo oziroma splošnimi akti delodajalca oziroma dogovorjene s kolektivnimi pogodbami ali pogodbami o zaposlitvi. Ti zneski so lahko višji ali nižji od zneska, do katerega se povračilo v skladu z uredbo ne všteva v davčno osnovo.

Po novi uredbi od 1.9.2021 povračilo stroška prevoza na delo torej ni obdavčeno:

- do višine 18 centov za vsak dopolnjeni kilometer med običajnim prebivališčem in mestom opravljanja dela ali

- do zneska 140 EUR, če je povračilo iz prejšnje točke nižje od 140 EUR.

Po novi Uredbi lahko delodajalci neobdavčeno povrnejo stroške prevoza na delo in iz dela na več načinov, in sicer tako da:

1. ohranijo obstoječe zneske povračil:

- če ti ne dosegajo 140 EUR na delavca, niso obdavčeni, če je delavec vsaj en dan prisoten na delovnem mestu in je oddaljen od delovnega mesta vsaj 1 km;

- če ti niso višji od 0,18 centa na dopolnjeni kilometer, prav tako niso obdavčeni.

1. določijo nove zneske povračil:

- do 18 centov na dopolnjeni kilometer;

- če je tako izračunani znesek nižji od 140 EUR, določijo druga merila za določanje povračila, pri čemer to ne sme presegati 140 EUR (v tem primeru je povračilo lahko tudi v fiksnem znesku, ne glede na število dni prisotnosti, če je le-ta vsaj en dan in če je razdalja vsaj en kilometer);

1. upoštevajo zanje veljavno kolektivno pogodbo (povračilo lahko tudi določijo v višini, ki je za delavce ugodnejša od določb KP); 4. upoštevajo pogodbe o zaposlitvi, če le-ta določa višina povračila.

Navedeno torej pomeni, da v kolikor imate po delovno pravni zakonodaji (KP, interni akt, pogodba o zaposlitvi) določeno, da lahko delavcu povrnete stroške v višini kilometrine in delavcem obračunavate kilometrino po 0,18 eur za vsak polni kilometer razdalje med običajnim prebivališčem in mestom opravljanja dela za vsak dan prisotnosti na delu, če je mesto opravljanja dela vsaj en kilometer oddaljeno od delojemalčevega običajnega prebivališča, je tako izračunana kilometrina neobdavčena (tudi če tako izračunan kilometrina znaša več kot 140,00 eur).